Słynne RODO to Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które zostało wprowadzone w życie 25 maja 2018 roku. Dane osobowe rozumiane są, w tym przypadku, jako wszelkie informacje, umożliwiające ustalenie tożsamości konkretnej osoby. Regulacja ta służy przede wszystkim konsumentom – zapewnia im kontrolę nad przetwarzaniem ich danych i gwarantuje ochronę tych informacji. Z kolei na przedsiębiorców nakłada obowiązki, których nieprzestrzeganie może wiązać się z wysokimi karami finansowymi. Bieżące monitorowanie odgórnie aktualizowanych przepisów, wdrażanie i prowadzenie dokumentacji RODO w tradycyjny sposób jest procesem żmudnym, czasochłonnym i nieoptymalnym. Zlecanie tych prac zewnętrznym prawnikom naraża firmę na dodatkowe koszty.

Bezwzględne RODO – obowiązki i przepisy, których firmy nie lubią

Prowadzenie dokumentacji RODO jest bezwzględnie konieczne. Oficjalną propozycją są dwa warianty działania – papierowy i cyfrowy. Udostępnianie danych zewnętrznym organom, jak np. dział księgowości, wiąże się ze sporządzaniem różnego rodzaju umów i zgód. Osoby, których dane są przetwarzane, muszą być informowane o celu tych działań (chodzi o tzw. obowiązek informacyjny). Z kolei te dane, które już nie będą potrzebne, np. z powodu zakończenia współpracy z klientem, muszą być bezwarunkowo usuwane w odpowiednich terminach (retencja danych osobowych). Papierowe zarządzanie RODO wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, a odnawianie danych może pochłaniać wyjątkowo dużo firmowych zasobów. Natomiast cyfrowe rozwiązanie, np. za pośrednictwem bazy danych w Excelu, również może niedokładnie spełnić swoją funkcję i tylko utrudnić kwestie organizacyjne. Mozolny i uciążliwy proces ręcznego wprowadzania danych bywa nie tylko kłopotliwy, ale i potwornie czasochłonny, ponieważ zmusza do ciągłego kopiowania danych, m.in. rejestru czynności, zabezpieczeń, zasobów (tj. miejsc, urządzeń czy aplikacji).

Czas to pieniądz, a automatyzacja to klucz – koniec ze stosami dokumentów i problematycznymi procedurami

Czas i dodatkowe koszty to największe motywatory, napędzające potrzebę znalezienia rozwiązań usprawniających działanie firmy. Na własnej skórze przekonaliśmy się, że wdrożenie przepisów RODO może stać się prawdziwym koszmarem przedsiębiorcy. Bazując na osobistych doświadczeniach, zdecydowaliśmy się rozpracować ten trudny temat. Jako przedsiębiorcy, a zarazem pasjonaci automatyzacji procesów, poszukiwaliśmy sposobu na wykluczenie metod nieskutecznych, kosztownych i spowalniających biznes. Założenie było jedno – RODO należy okiełznać, by przestało generować koszty i kłopoty, które dotyczą każdej, nawet najmniejszej organizacji. Na początku procesu projektowego zdefiniowaliśmy problem i potrzebę, która jednoznacznie wskazała nam, że najlepszym rozwiązaniem będzie zaprojektowanie swoistego niezbędnika. We współpracy ze specjalistami z dziedziny prawa, udało nam się stworzyć program do RODO, który wprowadza ład i pozwala bezboleśnie wdrożyć wymagane rejestry, zorganizować zasoby, wygenerować umowy powierzeń, upoważnienia i wiele innych.

Paliwo rakietowe dla prostego rozwiązania

Naszym nadrzędnym celem było stworzenie rozwiązania odpowiedniego zarówno dla małej firmy, jak i dla dużego przedsiębiorstwa. Skalowalność Niezbędnika to jedna z jego zalet. Zorganizowanie pracy w systemie jest szybkie – przykładowo, wdrożenie 20-osobowej firmy zajmuje maksymalnie 3 godziny, a proces ten można wykonać całkowicie samodzielnie. Założyliśmy także, że narzędzie musi być maksymalnie odciążające, funkcjonalne oraz niedrogie. Rozłożyliśmy na części pierwsze wszystkie problemy generowane przez słynne obowiązkowe wdrożenie RODO, a w drugiej kolejności zbadaliśmy potrzeby przedsiębiorców borykających się z tym niewdzięcznym procesem. Ostatecznie stworzyliśmy program, który krok po kroku, niemal za rękę prowadzi użytkownika oraz podpowiada, co robić: od stworzenia zasobów, przez zorganizowanie listy osób, które przetwarzają dane w naszej organizacji, po upoważnienie ich do właściwych czynności przetwarzania. Nasza aplikacja do RODO pozwala też wprowadzić podmioty współpracujące, dla których automatycznie możemy wygenerować właściwe umowy powierzeń. Niezależnie od tego, czy pełni on rolę podprocesora czy administratora danych osobowych. Nawigacja jest prosta i przejrzysta, opisana intuicyjnymi ikonami. Oprócz tego system posiada przydatną funkcję przypominania o najważniejszych terminach, co jest szczególnie ważne w kontekście rejestru naruszeń, w przypadku których mamy tylko 72 godziny na zgłoszenie naruszenia do PUODO. Dodatkowym wyzwaniem było ułatwienie żmudnej, ale koniecznej pracy Inspektorom Ochrony Danych Osobowych. Dlatego wyposażyliśmy Niezbędnik w funkcję zarządzania wieloma firmami w ramach jednego konta, co pozwala zarządzać dokumentacją wszystkich klientów w jednym miejscu.

„Aplikacja do RODO”, „program do RODO”, „system do RODO”…

Oto, czego szukają Administratorzy Danych Osobowych (ADO) i Inspektorzy Danych Osobowych (IOD) w internecie. Właśnie im dedykujemy naszą internetową platformę do zarządzania dokumentacją zgodnie z RODO. Na bazie doświadczeń, zasilanych umiejętnościami i technicznym backgroundem, z sukcesem wdrożyliśmy Niezbędnik RODO w niemal 300 organizacjach: zarówno prywatnych, jak i publicznych, takich jak szkoły, urzędy czy przychodnie. Przedsiębiorstwa korzystające z naszego rozwiązania nie muszą narażać się na dodatkowe koszty związane ze wsparciem prawniczym. Ich realny zysk podczas korzystania z Niezbędnika to przede wszystkim oszczędność czasu, minimalizacja kosztów, porządek w dokumentacji oraz przejrzyste procesy i procedury, które dotąd były bardzo skomplikowane (m.in. procedura onboardingu nowych pracowników). Nasze dedykowane rozwiązanie na dobre, w lekkiej i nowoczesnej formie, rozwikłało i usystematyzowało wszelkie kwestie związane z wdrożeniem procedur RODO w każdej organizacji.